Een schuldeiser kan een incassoproces opstarten op het moment dat zijn klant in verzuim is. En wanneer is een klant dan in verzuim? Er zijn er 2 manieren waarop een klant in verzuim kan raken: direct of na een schriftelijke ingebrekestelling.

Is er in de voorwaarden van uw overeenkomst een betalingstermijn opgenomen, dan is de klant direct in verzuim als hij of zij die betalingstermijn niet nakomt. Bijvoorbeeld aan een abonnement waarbij is afgesproken dat de klant de abonnementskosten vóór de 15e van de maand moet voldoen. Een klant is ook direct in verzuim als hij jou laat weten dat hij zijn betaalverplichting niet volgens afspraak kan nakomen.

In alle andere gevallen moet je de klant eerst schriftelijk in gebreke stellen. Met een ingebrekestelling vraag jij de klant de factuur alsnog binnen een bepaalde termijn te betalen. Als de klant dat dan niet doet, dan is hij na het verstrijken van die termijn in verzuim geraakt.

Er zijn een aantal voorwaarden waaraan een ingebrekestelling moet voldoen:

• Deze moet schriftelijk opgesteld zijn.
• Een redelijke betalingstermijn. Vaak is het verstandig om in alle gevallen een betaaltermijn van 14 dagen na ontvangst van de ingebrekestelling aan te houden. Zo zit je altijd goed als het gaat om een B2C-verhouding en het kan ook bij een B2B-verhouding.
• De gevolgen van het verzuim moeten ook duidelijk zijn voor de klant. Jij mag namelijk rente en incassokosten rekenen vanaf de datum dat de klant in verzuim is.
• De incassokosten mogen niet hoger zijn dan het wettelijk maximum.

B2B-relaties

Voor B2B-overeenkomsten is het zo dat ná 16 maart 2013 geldt dat de incassokosten minstens € 40 bedragen. De vergoeding is zonder aanmaning verschuldigd, nadat de uiterste betalingstermijn is verstreken.

In B2B-relaties zijn de incassokosten niet gemaximeerd en mogen ondernemers van de regels voor consumenten afwijken, bijvoorbeeld in hun algemene voorwaarden.

De rechter kan de incassokosten in voorkomende gevallen wel matigen. Hij mag dat echter alleen doen als de ondernemer niet heeft laten zien dat zijn werkelijk gemaakte kosten hoger zijn dan het bedrag dat volgt uit de BIK-staffel. In zoverre vormt het BIK dus ook in B2B-relaties de ondergrens.