Een vordering bestaat uit meerdere kostenposten. De vordering bestaat altijd uit de hoofdsom, dus het openstaande factuurbedrag. Daarnaast worden er incassokosten, rente en soms btw gerekend. Er gelden wettelijke regels voor deze kostensoorten en een incassobureau moet zich aan die regels houden.

De hoofdsom

De hoofdsom is het bedrag van de openstaande factuur. Dat is een optelling van de openstaande en opeisbare facturen. Als de debiteur in verzuim is kan de verschuldigde rente jaarlijks opgeteld bij de hoofdsom.

Incassokosten

Aan een debiteur mogen kosten in rekening worden gebracht als deze een factuur te laat betaalt. De incassokosten zijn een vergoeding voor het incasseren van de factuur buiten de rechter om. De incassokosten mogen in als de debiteur een consument is pas in rekening worden gebracht nadat de debiteur hiervoor is gewaarschuwd met een veertiendagenbrief. De consument krijgt nog 14 dagen de kans krijgen om de rekening te betalen zonder de incassokosten.

Bij overeenkomsten tussen bedrijven mag een schuldeiser direct na het aflopen van de betalingstermijn ten minste 40 euro incassokosten in rekening brengen.

Er is wettelijk bepaald hoeveel incassokosten er maximaal mag rekenen. Dit bedrag is een percentage van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro in geval van B2B en in geval van B2C moet men de WIK volgen.

Btw over de incassokosten

Als een incassobureau optreedt namens een niet btw-plichtige ondernemer, mag er btw over de incassokosten worden berekend. De btw is maximaal 21% over de wettelijke incassokosten. Niet btw-plichtig zijn bijvoorbeeld verhuurders, woningbouwverenigingen, medici/zorgverleners, banken, verzekeringsmaatschappijen, onderwijsinstellingen, sportclubs en uitvaartondernemers.

Rente

De rent mag berekend worden over de hoofdsom over de termijn waarin de debiteur in verzuim is geweest. De rente heeft de bedoeling jou te compenseren voor het feit dat jij niet beschikt over het geld waar jij recht op had. De rente begint te lopen vanaf het moment dat de debiteur in verzuim is. Over de incassokosten mag geen rente worden gerekend.