Het beste is als de klant jouw factuur voldoet binnen de gestelde betalingstermijn voldoet. De praktijk is vaak anders en iedereen heeft wel eens te maken met een wanbetaler.

Je kunt vooruitbetaling eisen, maar in de praktijk zul je moeten accepteren dat klanten zijn het af en toe niet zo nauw nemen met de betalingstermijn. Deze debiteur moet je attenderen op zijn betalingsplicht. En dan komen termen als herinneren, aanmanen en sommeren in beeld.

DE HERINNERING

Met consequent debiteurenbeheer kun je ergernis voorkomen en zorgen dat je klant de betaling niet te lang uitstelt. Een vast aantal dagen nadat de betalingstermijn van een factuur is vervallen stuur je een herinnering.

Een goed uitgangspunt is een periode van vijf tot tien dagen. Door kort op de bal te spelen en snel een herinnering te versturen laat je zien dat je serieus bent. Een klant zal dan sneller betalen, maar ook in de toekomst zal hij sneller betalen.

Soms moet je klanten opvoeden als het gaat om het betalen van jouw facturen. Het debiteurenbeheer en incasso hebben dan ook een preventieve werking voor toekomstige gevallen. Onderneem jij zelf laat actie, dan zal de debiteur ook de volgende keer laat of niet betalen.

Geef in je herinnering een duidelijke termijn aan waarbinnen de klant alsnog kan betalen. Zorg dat de brief duidelijk en ook vriendelijk is. Het direct dreigen met verdere maatregelen kan in deze fase de relatie schaden en dan kan het nog langer duren voordat jij de betaling ontvangt. De factuur kan ook aan iemands aandacht zijn ontsnapt.

Wellicht een beetje simpel, maar je moet niet op de herinnering vermelden dat het om een “eerste herinnering” gaat. Daarmee geef jij aan dat er nog een herinnering zal worden verzonden en dat de klant ook deze nog kan afwachten.

AANMANEN EN SOMMEREN

Is er na het verstrijken van de gestelde betaaltermijn nog geen betaling ontvangen, dan moet je weer actie ondernemen. Bij vaste klanten kan het goed werken om even te bellen.

Je hoeft niet te bellen en overgaan tot het versturen van een aanmaning. Dit is een wat stevigere brief waarmee je aangeeft dat betaling erg gewaardeerd wordt binnen de gestelde termijn.

Het is nu geen herinnering meer, maar een aanmaning om zijn schuld te voldoen. Tekstueel is de brief dwingender en er wordt een korte betaaltermijn gegeven.

Heeft de aanmaning geen effect dan stuur je de klant een sommatie. Dit is voor de klant de laatste kans om de factuur zonder bijkomende kosten te voldoen. In het geval van een B2C-verhouding zal dit vaak de veertiendagenbrief zijn, maar je kunt, vaak tegen betaling, de veertiendagenbrief ook door het incassokantoor laten versturen.

Naast een betaaltermijn vermeld je in de sommatie duidelijk wat de consequenties zijn als er nu weer niet betaald wordt, namelijk dat je de vordering dan uit handen zult geven en dat het openstaande bedrag dan vermeerderd zal worden met incassokosten en wettelijke rente.

In het verleden werd vaak gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de sommatie te voorzien van een sticker of stempel van een incassobureau. De sommatie kan ook op het briefpapier van een incassobureau verzonden (zie: pre-incasso).

Het kan in sommige gevallen verstandig om een sommatie zowel per gewone post als per aangetekende post te versturen. Dit kun je doen als er grote belangen in het spel zijn, want de debiteur kan beweren dat hij een gewone brief nooit ontvangen heeft. Op deze manier maak je het jouw klant onmogelijk om voor de rechter aannemelijk te maken dat hij niet op de hoogte was van de vordering, de gevolgen van de wanbetaling en dat hij daarvoor gesommeerd is.

Betaalt de schuldenaar niet binnen de in de sommatie gestelde termijn, geef dan de vordering uit handen aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat.